Signature électronique : les 3 questions que vous vous posez

12/07/2018

La Direction des affaires Juridiques a édité en mai dernier un guide « très pratique » pour accompagner les entreprises sur la dématérialisation des marchés publics  au 1er octobre 2018. La signature électronique, qui suscite beaucoup d’interrogations, y est largement traitée. Zoom sur une sélection non exhaustive de ces questions. 

Intérêt de la signature électronique et fin de la signature manuscrite

La signature électronique s’inscrit dans le processus de dématérialisation complète des communications et des échanges d’informations lors de la procédure de passation de marché public. Il est donc recommandé d’y recourir au plus vite, même si la signature électronique n’est pas obligatoire au stade du dépôt de l’offre (mais l’acheteur peut la demander). 

En effet, la signature électronique  est un procédé très sécurisant, pour l’entreprise comme pour l’acheteur. Elle permet de garantir :

  • L’identité du signataire : le certificat de signature électronique est lié à l’identité d’une personne physique, qui peut donner délégation à des personnes qu’elle aura identifiées. Ce qui signifie que personne d’autre ne peut l’utiliser. Il est impossible de copier ou de falsifier une signature électronique.
  • L’intégrité de son document : le document signé électroniquement ne peut plus être modifié sans que cela soit signalé. Là aussi, toute falsification est impossible.

Un document signé électroniquement prend valeur d’original. Si une signature manuscrite est apposée dans un document imprimé, scanné, puis envoyé, celui-ci est considéré comme une copie, pour laquelle il faudra prouver la conformité avec l’original.

Comment obtenir une signature électronique ?

La signature électronique est un certificat qui se présente sous la forme d’une clé USB ou d’une carte à puce. Il sera installé sur votre poste informatique.

Il s’agit donc de sélectionner un prestataire qualifié, de bien organiser les délégations de signature au sein de l’entreprise, de constituer le dossier demandé pour l’obtention de la signature électronique puis d’organiser un rendez-vous en face à face pour l’installation du certificat. Ce rendez-vous physique, chez le prestataire ou en entreprise, est nécessaire pour des raisons de sécurité. La remise doit en effet être effectuée en main propre, en ayant la possibilité de vérifier l’identité de la personne.

Délivré pour une durée de un à trois ans, le certificat de signature électronique peut être utilisé aussi souvent que nécessaire pendant sa période de validité.

Dans quels cas utiliser son certificat de signature électronique ?

Comme indiqué plus haut, la signature électronique n’est obligatoire que lors de l’attribution du marché public, c’est à dire au moment de l’offre finale, qui constitue le contrat définitif. Cependant, de nombreux acheteurs la demandent au stade du dépôt de l’offre sur leurs profils. Il faut donc bien étudier le règlement de consultation,

Cependant, quand cela est possible, les entreprises ont tout intérêt, à l’horizon d’octobre 2018, d’adopter la signature électronique pour les marchés publics : elle seule, effectuée par les deux parties, permet de maintenir le caractère dématérialisé et original du contrat.

Quant aux candidatures de marchés publics en sous-traitance ou en co-traitance, c’est au moment de l’attribution que la signature (électronique si elle est exigée par l’acheteur) est nécessaire sur le formulaire DC4 ou sur la convention de groupement momentané d’entreprises.

 

Vous avez d’autres interrogations sur la signature électronique des marchés publics ? Contactez-nous !

 
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