Signature électronique : un atelier dédié aux acheteurs pour mieux la maîtriser

23/01/2020

Si la dématérialisation des marchés publics est une réalité et un sujet d’actualité, cette nouvelle donne impose toutefois de profonds changements au sein des entreprises comme chez les acheteurs publics. Le sujet récurrent de la compréhension et l’appropriation de la signature électronique dans les collectivités locales a amené le RCP Alsace à programmer des ateliers dédiés à cette thématique. Stéphane Pastor nous en parle.

La signature électronique, un changement de paradigme parfois périlleux  pour les collectivités locales

Implanter et utiliser la signature électronique s’effectue en général sans heurts dans les grandes collectivités locales, qui sont à la fois techniquement et humainement bien équipées. Des outils informatiques performants et maîtrisé, des équipes dans lesquelles on trouve des juristes, des acheteurs… tout ceci participe à une gestion plutôt fluide de la mise en place de la signature électronique.

En revanche, dans les collectivités locales de plus petite taille, se posent des questions fondamentales. Elles peuvent être d’ordre technique, bien sûr, mais pas seulement. Pour une commune qui n’a par exemple que son ou sa secrétaire de mairie pour gérer ses marchés publics, il n’est pas simple d’intégrer le fonctionnement qu’impose l’adoption de la signature électronique. Les raisons sont multiples :

  • Le ou la secrétaire de mairie gère de nombreux  aspects du quotidien de la collectivité. Trouver le temps nécessaire pour l’apprentissage d’une nouvelle tâche devient dès lors compliqué.
  • Les compétences qui sont nécessaires pour maîtriser tous les aspects de la dématérialisation n’ont pas toujours fait l’objet d’une formation.
  • Le ressenti concernant la signature électronique, parfois perçue comme étant complexe à mettre en place, peut générer de l’appréhension.

Culture de l’écrit et organisation interne, des freins à lever pour implanter la signature électronique

La signature électronique peut parfois se heurter à un frein de taille : l’habitude, et la valeur donnée à la signature manuscrite. Culturellement et historiquement, elle engage le signataire de manière absolue.  Il n’est pas simple de passer du paraphe à un code PIN tel que demandé dans le cadre de la signature électronique ! Pourtant, il s’agit d’un acte administratif comme un autre, qui engage juridiquement la responsabilité  du signataire.

Intégrer la signature électronique dans ses marchés publics, cela veut aussi dire revoir son organisation en profondeur. Les parapheurs disparaissent, les fichiers deviennent la norme. Il s’agit donc d’adapter ses équipements, de classer les dossiers sur les serveurs, de mettre en place un partage d’information fluide et efficace ou encore d’organiser le circuit de validation pour les appels d’offres et les attributions de marchés (maire, président de commission, etc.). Cette organisation interne doit idéalement être opérationnelle avant même la mise en place de la signature électronique

Pour vous équiper en signature électronique vous pouvez contacter un des prestataires référencé sur cette liste :
https://alsacemarchespublics.eu/?page=entreprise.ListeAcRGS&calledFrom=entreprise

 

Découvrez les prochaines dates de nos ateliers dédiés à la signature électronique et à la dématérialisation dans notre agenda !

 

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