Etes-vous techniquement au point pour déposer vos offres sur les profils acheteurs ?

27/09/2018

Avez-vous bien vérifié votre équipement informatique et votre connexion ?Déposer ses offres par voie dématérialisée va devenir la norme dès le 1er octobre prochain. Vous vous demandez s’il existe des prérequis techniques pour utiliser les profils acheteurs ? La réponse est oui, mais ils sont simples à mettre en place. Nous vous expliquons tout. 

Votre poste informatique : équipement et configuration

L’ordinateur que vous utiliserez pour déposer vos offres doit être équipé des technologies et logiciels suivants :

  • L’utilitaire Java à jour : il vous permet de naviguer en toute sécurité et surtout, sans lui, vous ne pourrez pas utiliser votre certificat de signature électronique. Il peut être préchargé sur votre ordinateur, dans ce cas vous serez averti des mises à jour. Le cas échéant, il vous suffit de le télécharger.
  • Un outil de création et de lecture de PDF : natif sur votre ordinateur ou téléchargeable gratuitement, il vous permet de générer vos documents dans ce format qui préserve la mise en forme de votre document et qui est devenu la norme dans les échanges de fichiers.
  • Un utilitaire de compression d’images : si votre fichier PDF est trop lourd, son téléchargement sur les profils acheteurs peut poser souci. Compresser vos photos avant même de transformer votre fichier en PDF est donc recommandé. 
  • La dernière version de votre navigateur Internet. Les mises à jour étant fréquentes, assurez-vous de les effectuer.
  • Une connexion Internet fiable et rapide. De ce fait, n’attendez pas le dernier moment pour téléverser vos fichiers, surtout s’ils sont volumineux, car le temps nécessaire à leur transmission, si vous êtes par exemple en zone à débit limité, peut être long.

La plupart des profils acheteurs proposent de tester directement votre configuration afin de vérifier qu’elle est bien compatible avec leurs prérequis techniques. Vous avez tout vérifié ? Vous êtes prêt pour envoyer vos offres de manière dématérialisée. 

Vos documents : nommer et optimiser

Les documents qui constitueront votre réponse à un appel d’offres sont dématérialisés, ce qui induit d’adopter des bonnes pratiques pour que l’acheteur s’y retrouve.

Tout d’abord, nommez vos documents de manière explicite.  L’intitulé doit indiquer au premier coup d’œil à l’acheteur ce qu’il va trouver dans le document en cliquant sur le lien. Parfois, les acheteurs imposent une nomenclature : respectez-la scrupuleusement. D’autre part, ne regroupez pas des documents hétérogènes dans un même PDF : il est préférable de générer des PDF distincts pour plus de cohérence, mais aussi pour éviter de fournir un document trop long qui pourrait décourager le lecteur.

Des documents bien nommés, bien organisés, de longueur acceptable, donnent déjà à l’acheteur une image positive de l’entreprise qui les a produits.

 

La dématérialisation révolutionne la commande publique : les entreprises doivent aujourd’hui s’y adapter, puis l’intégrer comme mode de fonctionnement standard pour répondre aux appels d’offres. Le Réseau Commande Publique Alsace peut vous accompagner : contactez-nous.

 
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