Dématérialisation : une table ronde pour démystifier et rassurer

18/06/2018

Lors de notre forum de la dématérialisation le 31 mai dernier, la table ronde « 2018 : l’Odyssée de la dématérialisation » a fait salle comble. Cindy KUS, cheffe du Secteur Dématérialisation de la commande publique à la DAJ, Vincent Castella, directeur de projet à l’AIFE, Julian Ferre, correspondant dématérialisation à l’AIFE et Maciej Murmylo, chef de projets au GIP Territoires Numériques, ont répondu aux questions des nombreuses TPE et PME présentes. Tour d’horizon des moments clés de cette matinée avec l’animateur de la table ronde, Alexandre Evin-Leclerc.

Les craintes et les idées reçues sur la dématérialisation sont-elles fondées ?

Le Plan de transformation numérique de la commande publique a débuté en 2017 et doit être abouti en 2022. En 2018, toutefois, des échéances importantes sont à prendre en considération, autant du côté de l’acheteur que de l’opérateur économique. En octobre, la procédure de passation des marchés devra en effet être entièrement dématérialisée : DUME, signature et facturation  électroniques, sont autant de sujets qui suscitent de nombreuses interrogations auprès des PME et des TPE.

Le sujet de la dématérialisation étant relativement nouveau, les entreprises craignent de ne pas avoir les ressources techniques et les compétences pour en maîtriser tous les aspects. Cependant, le message des différents intervenants a été clair : le process est à la portée de tous, mais il faut se l’approprier dès maintenant.

Les questions informatiques : des écueils à la réponse dématérialisée aux appels d’offres ?  

Ces interrogations ont été soulevées par bon nombre d’entreprises, pourtant, peu de contraintes techniques sont posées par le process de dématérialisation. Concernant les outils informatiques et bureautiques, les formats de fichiers les plus courants sont acceptés pour les réponses aux appels d’offres : il n’est donc pas nécessaire d’investir dans de nouveaux logiciels. En revanche il est important de nommer les fichiers correctement, avec un titre clair qui reflète leur contenu et qui soit compréhensible par l’acheteur.

La plupart des plateformes, comme Alsace Marchés Publics, proposent un espace de test : cela permet aux entreprises de se familiariser avec les fonctionnalités de l’outil et de vérifier si la configuration de leur poste informatique est correcte. Le cas échéant, c’est souvent un simple téléchargement de Java qui est nécessaire.

Il est également important que l’entreprise qui souhaite candidater s’assure de la qualité de sa connexion Internet et du débit lié car le poids des fichiers peut générer un certain temps de chargement. Il s’agit donc dès à présent pour l’opérateur économique de vérifier auprès de son fournisseur d’accès internet que les performances proposées sont suffisantes.

Enfin, la signature électronique  doit faire l’objet d’une attention particulière. En effet, à compter du 1er octobre 2018, l’application du règlement eIDAS (Règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques), qui harmonise les réglementations européennes sur les signatures électroniques, doit être effective. Toutefois, les certificats RGS**déjà acquis, ou acquis avant le 30 septembre, resteront valides jusqu’à expiration de leur durée.

Le calendrier de la dématérialisation : octobre 2018 est-il un couperet ?

Lorsque le DUME sera obligatoire, sera-t-il toujours possible d’utiliser le MPS, les formulaires DC1 et DC2 ? Les échéances annoncées signifient-elles l’interdiction de répondre aux appels d’offres autrement que par voie dématérialisée ?

Les interrogations sur le calendrier de la dématérialisation des marchés publics sont nombreuses. Au 1er octobre 2018, l’acheteur pourra refuser une réponse qui n’est pas dématérialisée, les versions papier sont donc acceptées jusqu’à cette date. En ce qui concerne la signature électronique, elle n’est pas systématiquement obligatoire lors du dépôt de l’offre : les entreprises doivent se référer aux modalités indiquées dans le règlement de consultation.

La volonté de l’Etat est d’accélérer le processus de dématérialisation, tout en conservant une certaine souplesse et surtout en accompagnant au mieux les entreprises notamment via des guides pratiques.

 

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