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Dématérialisation : les points à connaître avant de répondre à un marché public

24/01/2017

Répondre à un appel d’offres public par voie électronique sera obligatoire dès 2018. Certaines collectivités ont d’ailleurs déjà pris les devants en n’acceptant que des réponses dématérialisées. Les entreprises doivent ainsi s’adapter à ce nouveau process. Que faut-il savoir avant de se lancer ? Nous faisons le point. 

Qui est concerné par la dématérialisation des appels d’offres ?

Les premières étapes de la dématérialisation ont concerné les acheteurs publics dès 2010. En effet, ceux-ci ont l’obligation de publier le règlement de consultation de leurs appels d’offres sur leur profil d’acheteur accessible sur les plateformes dédiées depuis cette date. L'obligation d'accepter des candidatures et des offres par voie dématérialisée pour les marchés dépassant le seuil de 90 000 € HT est quant à elle en vigueur depuis le 1er janvier 2012*.

La dématérialisation concerne donc l’ensemble des documents de la procédure d’appel d’offre, que ce soit côté acheteur ou côté candidat.

Quelles pièces produire dans une procédure dématérialisée ?

Il faudra produire tous les documents habituellement demandés dans le cadre d’une réponse à un marché public. Mais, contrairement à l’envoi des offres sous pli, ces documents doivent répondre à des règles bien spécifiques.

Les pièces qui constituent la réponse à l’appel d’offres doivent avoir des formats courants :

  • les formats bureautiques libres (Open Office) ou propriétaires (Microsoft Word, Excel, etc.),
  • le format PDF,
  • le format propriétaire DWG ou DWF pour les plans ou dessins techniques,
  • les formats JPG, PNG ou TIFF/EP pour les photographies et les images,
  • les formats MP3 ou WAV pour les fichiers sonores,
  • le format MPEG-4 pour les vidéos.

Si l’acheteur l’exige, les formulaires (DC1, DC2, DC4…) doivent être remplis en ligne puis signés via la signature électronique exclusivement. Attention, il n’est pas autorisé d’imprimer ces documents de les signer manuellement puis de les scanner !

De la même manière, les documents de la consultation qui doivent être paraphés et signés doivent également l’être avec le certificat de signature électronique.

Même si la signature n’est pâs exigée lors du dépôt de la candidature, la signature reste obligatoire lorsque le marché est conclu entre l’acheteur et le candidat sélectionné.

Comment envoyer son offre de manière dématérialisée ?

Une fois que votre offre est prête, vous devez la transmettre à l’acheteur via son profil sur la plateforme de dématérialisation. La procédure est simple et sécurisée.

En revanche, il faudra tenir compte des contraintes suivantes :

  • S’assurer que les types de fichiers sont bien conformes : certains formats ne seront pas acceptés (.exe ou fichiers contenant des macros par exemple) et cela risque donc d’éliminer votre candidature.
  • Vérifiez la taille de vos fichiers : s’ils sont trop lourds, ils peuvent ne pas être réceptionnés. En général la taille recommandée ou maximale est précisée dans le règlement de consultation.
  • Répondez en temps et en heure : cela ne signifie pas seulement envoyer votre offre dans le délai imparti. Seul l’accusé de réception de l’acheteur fait foi !

La dématérialisation va très vite devenir la norme pour les marchés publics ! Pour vous initier, rendez-vous à nos mardis de la dématérialisation à Tagolsheim (68), à Saverne (67), à Vieux-Thann (68), à Saint-Louis (68) et à Haguenau (67).

Nous pouvons également vous accompagner pour bien vous préparer : contactez-nous pour un rendez-vous et participez à nos formations !

*pour les marchés informatiques, c’est le cas depuis le 1er janvier 2010

 
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