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Zoom sur la dématérialisation : une simplification pour les marchés publics

La dématérialisation offre de nombreux avantages, et sera la règle pour les marchés publics dès 2018. Découvrez son fonctionnement.  

La dématérialisation en quelques mots

La dématérialisation désigne le remplacement des documents papier par des documents numériques dans. Elle concerne tout le processus des marchés publics, de la publication des avis jusqu'à la remise des offres. Elle a de nombreux avantages :

  • Un gain de temps pour l'entreprise
  • La possibilité d'intégrer des supports originaux à vos réponses : vidéos de présentation de l'entreprise, des produits, du dirigeant, animations flash... à condition que le profil de l'acheteur soit capable de les réceptionner et de les visionner ;
  • Des économies en frais postaux et d'impressions ;
  • Une démarche profitable à l'environnement ;
  • Une transmission des offres plus fiable ;
  • Une confidentialité des offres garantie jusqu'à l'ouverture des plis.

La réponse des entreprises par voie électronique : bientôt obligatoire

À partir de 2018, la réponse aux appels d’offre sur les marchés publics se fera obligatoirement par voie électronique. Cependant, il y a quelques règles à respecter :

  • Quel que soit le montant du marché, l'acheteur peut imposer la transmission des candidatures et des offres par voie électronique.
  • Pour les marchés de fournitures ou de services informatiques  supérieurs à 90 000€, la dématérialisation est obligatoire, l'entreprise doit transmettre candidature et offre par voie dématérialisée.
  • Pour les autres marchés supérieurs à 90 000€, l'acheteur doit accepter les candidatures et les offres transmises par voie électronique.

Le certificat de signature électronique est indispensable. C'est une carte d'identité numérique et nominative qui identifie et authentifie une personne agissant pour le compte d'une organisation (entreprise, collectivité...). Ce certificat a la même valeur juridique que les signatures manuscrites, il est exigé au moment du dépôt de votre réponse sur la plate-forme sécurisée.

Comment bien répondre via la dématérialisation ?

Suivez nos conseils pour être sûr(e) d’avoir bien respecté le mode opératoire exigé pour la dématérialisation :

  • Entraînez-vous à déposer des offres : des outils de diagnostic et de simulation sont proposés par les plateformes de dématérialisation,
  • Anticipez les délais d'acheminement des offres : le débit des connexions internet peut ralentir l'envoi de dossiers volumineux,
  • Assurez-vous d'obtenir l'accusé de réception du dépôt de votre offre,
  • Nommez les fichiers de manière claire et précise,
  • Vérifiez le contenu de vos fichiers, assurez-vous d'envoyer la bonne version,
  • Signez individuellement chacun des fichiers,
  • En cas d'envois successifs, notez que c'est la dernière offre remise qui sera prise en compte,
  • Si vous envoyez une copie de sauvegarde par voie postale, respectez la date de limite de remise de l'offre.

 Avant d’envoyer vos documents, assurez-vous que vous avez bien constitué votre réponse.